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[中国青年报]中国科大研究生院:五大平台构筑信息高地

  在国家重点推进创建世界一流研究型大学的新形势下,中国科大研究生院提出了“一个中心,一个转变”的工作理念,即“以提高研究生培养质量为中心,实现从管理控制向主动服务转变”。在贯彻落实这一理念的实践中,科大研究生院及时把握信息时代的历史机遇,在国内高校中率先构建了研究生管理与服务的“五大信息平台”。“五大信息平台”覆盖了研究生导师信息、招生宣传、迎新与离校、学籍与奖助以及学位论文质量监控等研究生教育过程的各个环节。据中国科大副校长张淑林介绍:“研究生院的五大管理信息平台体现了电子校务的核心,其建构理念就是要在网络上实现职能部门对广大研究生与导师的全方位的服务。”

招生系统——网络生源争夺战的胜利

  研究生招生宣传一直受到学校的高度重视,侯建国校长在中国科大研究生招生在线上寄语:“要建成一流大学,重要的是要有一流的学生……我们要使科大继续成为青年学生竞相报考的学校之一。”打开中国科大“研究生招生在线”,记者发现里面内容设置非常全面,人气极旺,海内外众多考生和家长上网咨询浏览,成功地吸引了优质生源的“眼球”。

  中国科大“研究生招生在线”包括九大功能模块。考生可以通过互联网,利用计算机直接将个人报名信息输入到中国科大研招办的数据库。通过报名模块实现的不再是几张报名表格的下载,而是考生所有报考详细数据的采集,因其不受时间、地点的限制,大大节省了考生报考的时间和费用,目前已经可以完全替代现场报名。此外,通过这个平台考生可以及时获取与初试、复试相关的信息等。

  推免生是优秀研究生生源的重要组成部分,其数量、质量直接影响到学校硕士生乃至博士生的整体生源质量。为充分发挥中国科大研究生数字招生平台的作用,在全国乃至世界范围内的优秀生源之争中取得优势地位,该校研制开发了“接收校外推免生系统”,并于2009年开始正式启用。“推免生信息平台”的搭建,拉近了考生与学校的距离,增强了互动性,使研究生报考咨询方式得到有效的延伸,缩短了推免生与学校达成协议的周期,提高了效率。信息传递方式由“电子——网络化模式”替代以往的“纸质——邮局模式”,这有利于学校在遴选优秀推免生生源上获得先机,也为考生择校提供了快捷的通道。

迎新与离校系统——网络中的校园人文关怀

  为简化研究生报到流程,为新生和家长提供便利、快捷、可预约的环境和服务,提前让新生感受并融入科大的校园文化。研究生院联合网络中心、学生社区办等相关部门共同开发了中国科学技术大学研究生“数字迎新系统”。

  在系统中,每位新生只需根据录取通知书内的相关信息,输入用户名和密码,并根据系统提示输入验证码,即可登录学校的数字迎新系统。新生的相关信息和报到流程包括:姓名、专业、导师等基本信息;学费奖学金情况;迎新志愿者联系方式;财务、保险、院系报到的办理情况等各类信息全部显示在电脑屏幕上,一目了然。

  2009年暑期,研究生院为每位即将来校报到的新生都安排了专门的迎新联络员,他们一般是和新生相近学科或地域的高年级在读学生,经过研究生院的业务培训而发展成为迎新联络员的。通过迎新网站,迎新联络员的联系方式会提前告知新生,这些专业的“向导”为新生入学报名,熟悉校园学习、生活环境提供得力帮助。

  此外,系统提供的关于科大精神、校园文化的信息以及重要校园部门网站的链接,帮助新生深入了解科大,提前融入科大,有利于其入校后更快地熟悉校园环境,投入科研工作。

  为了让毕业生轻松便捷地办理离校手续,中国科大研究生院开发了新版“研究生离校系统”。在使用电子系统之前,研究生离校要到八、九个部门去签字盖章,而现在通过数据库自动查询,大量的业务可以网上自动办理。以图书馆盖章流程为例,“盖章”的目的是确认毕业生书籍归还情况,而通过网络可以自动生成每位学生的书籍归还情况,若毕业学生此前已经归还所借图书,则无需再去图书馆办理确认手续。统计显示,90%以上的学生顺利进行了网上离校手续办理,毕业生告别了排队等待办手续的历史,切实体会到网络信息平台到来的轻松与便捷。

学籍与奖助系统——让学生轻松了解自己

  中国科学技术大学研究生学籍与奖助系统包括教学计划管理、教学过程组织与管理、教学质量管理和学科建设、专业建设、课程建设、教学队伍建设、学籍管理、奖助制度等各方面工作的信息化。包括几个典型的模块:教学管理平台:包括研究生成绩查询、网上选课、课程查询、课堂教学质量评估、英语语言实践学习等子模块;学籍信息管理平台:由核对信息、填写信息、离校信息三部分组成;学费信息管理平台:2009年在对学籍信息管理平台的优化中,方便了管理部门对研究生,尤其是应用类研究生的学费管理和研究生对学费情况的及时了解,新增了学费信息管理模块。

  中国科大的“学籍与奖助系统”在研究生排课、考试、成绩、基本信息等管理方面发挥着重要作用,适应了各部门和研究生的使用要求,起到了数据交流、资源共享的作用,为实现完善的全校信息化打下了良好的基础。

博导电子档案系统——导师与学生沟通的桥梁

  中国科大于2003年就在全国高校中率先启用了“博导电子档案系统”。2009年中国科大校学位办结合本年度博导上岗审定工作对原博导电子档案系统进行了升级完善。目前该系统有以下几个特点和优点:

  第一,简化表格填写。每年导师申请上岗需要表格信息时,只需在自动生成的表格上对相关信息稍作修改和更新即可,既节约了时间,又增强了信息的信度和效度;

  第二,增加了博士生招生宣传功能。导师修改、更新自己电子档案的内容,系统将同步自动更新,始终将最新的信息展示在招生宣传页面上。此外,导师在系统页面上还可以发布所要招收的意向学生的专业背景、科研情况等,以及导师所能提供的科研条件和授予学位的要求等信息;

  第三,便于导师对研究生进行管理。本系统和研究生培养与奖助系统进行了链接,导师通过系统可以查到正在指导的研究生的所有联系方式、各门课程的学习情况,以便及时掌握学生学习状态。

  第四,提高了研究生管理部门的工作效率。管理部门可以方便地对全校博导的各类信息进行分类、汇总、统计分析;系统提供的集成邮件和短信管理平台服务,为管理部门通过电子邮件和手机短信群发的方式及时与研究生导师取得联系提供了便捷的通道。

学位论文质量监控系统——遏制学术不端行为的“利剑”

  为提高研究生学位论文质量,有效防止研究生学位论文写作中“学术不端”行为,中国科大于2009年在2009届毕业研究生学位论文审核中开始使用中国知网开发的“学位论文学术不端行为检测系统”。检测结果表明,该校绝大部分研究生的学位论文引用规范,文字重合率低。但在检测过程中也发现了极少数学位论文文字重合率较高的情况。为此,校学位办逐一通知其院系以及研究生本人和导师,指出其学位论文在检测中存在的问题,敦促其修改学位论文直至通过质量检测,方可申请学位。师生们对学校引用该系统表示了欢迎、理解和支持。

  “大音希声,大象无形,道隐无名”,研究生教育管理的最高境界是师生们在接受优质、高效服务的同时,感受不到管理的存在,而教学、科研却在高效而有序地进行。在研究生教育管理“五大信息平台”的创新运行中,中国科大研究生院始终坚持在实践中不断突破“有形”的管理流程的束缚,变被动的管理为主动的服务,变显性的管理为隐性的服务,在与服务对象的互动中,追求研究生教育管理“无为而无不为”的至高境界。

中国青年报 2009.9.29
王蕾 袁胡骏 裴旭

 
 
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